Стоматологія
Друк на футболках і чашках

Накази про відпустку для догляду за дитиною та за власний рахунок – знищити чи зберігати

Накази про відпустку для догляду за дитиною та за власний рахунок – знищити чи зберігати

Під час звернень громадян, пов'язаних із соціальним захистом, спрямованих на забезпечення їх законних прав та інтересів (пенсійне забезпечення, отримання пільг, компенсацій тощо), що передбачають витребування інформації про трудовий стаж, заробітну плату, надання різного виду відпусток, бувають випадки неможливості підтвердження відомостей щодо надання відпустки для догляду за дитиною та відпусток без збереження заробітної плати так як такі накази були знищені.

Термін зберігання документів визначається за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5 із змінами (далі — Перелік). Після закінчення строку зберігання документів проводиться експертиза цінності, щоб з'ясувати — знищити їх чи зберігати й надалі. Нормативно-методичні засади експертизи цінності документів, порядок її проведення регламентовано в розділі V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 із змінами (далі — Правила).Вилучення документів для знищення без попередньої експертизи їх цінності забороняється (п. 1 гл. 1 розд. V Правил № 1000/5). За результатами експертизи цінності складають описи справ і акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Так, строк зберігання наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням — 5 років (прим. 2 ст. 16-б Переліку). Натомість для наказів про надання всіх видів відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток для догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок передбачено строк зберігання 75 років (ст. 16-б Переліку).

Часто установи формують одну справу наказів про надання відпусток. Тому під час експертизи цінності документів зазначені накази вилучаються із загальної справи. Далі можна сформувати окрему справу з наказами тривалого зберігання (про надання відпусток для догляду за дитиною та без збереження заробітної плати). Попередньо ці накази систематизують за хронологічним принципом. Новоствореній справі надають самостійний заголовок. Наприклад: «Накази директора про надання відпусток для догляду за дитиною та без збереження заробітної плати». Цю справу: включають до номенклатури справ та відповідного річного розділу опису справ з кадрових питань (особового складу). Або ж додаємо вилучені накази до справи з наказами з кадрових питань тривалого зберігання (про прийняття на роботу, переміщення переведення, сумісництво, звільнення тощо).

Строк зберігання наказів відраховують з 1 січня року, який йде за роком завершення цієї справи в діловодстві. Наприклад, строк зберігання всіх наказів, створених протягом січня-грудня 2013 року, розпочинається з 1 січня 2014 р. Тому видані в 2013 році накази про надання щорічних відпусток, строк зберігання яких відповідно до Переліку становить 5 років, можна вилучати для знищення лише після 1 січня 2019 року. Вилучення для знищення наказів про надання відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати за попередні роки є порушенням законодавства (навіть якщо в номенклатурі справ за 2010 чи 2011 рік, складеної за Переліком типових документів, що діяв на момент створення цих документів, зазначено строк зберігання 5 років).

Насамкінець — загальне для всіх установ, що є юридичними особами, правило: опис справ з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів обов'язково мають розглянути експертна комісія (ЕК) установи та експертно-перевірна комісія (ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної державної адміністрації.


Архівний відділ райдержадміністрації

43
RSS
Немає коментарів. Ваш буде першим!
Завантаження...
Друк флаєрів, візиток. Банери, наклейки. Бланки. Печатки та штампи. Тел.: 096 783 27 71.